Assinatura Digital Dicas Rápidas

10 cuidados que você e sua empresa devem ter ao escolher uma solução de assinatura digital

O mundo tradicional, baseado em papel, está sendo deixado de lado por conta de processos tecnológicos — como as soluções de assinatura digital — em muitas áreas importantes, como por exemplo os setores financeiro, imobiliário, saúde, contabilidade, construção e outros.

Dessa forma, muitas opções de assinatura digital passaram a ser oferecidas no mercado visando evitar falsificações e adulterações. Essa tecnologia fornece integridade de dados para que se possa provar que o documento não foi modificado. Além disso, providencia a autenticação necessária para identificar quem o assinou.

No entanto, escolher a solução de assinatura eletrônica certa para o seu negócio pode ser um grande desafio. Pensando nisso fizemos uma lista com 10 recomendações que você deve considerar em sua decisão.

10 recomendações ao escolher solução de assinatura digital

Usabilidade é o primeiro passo

Uma das principais características para se considerar ao escolher uma solução de assinatura eletrônica é a facilidade de uso. Dessa forma, escolha um software que seja simples e intuitivo. Ou seja, procure alguma solução projetada para oferecer uma experiência positiva ao cliente cada vez que ele utiliza-la.

Verifique se a solução tem validade jurídica

Para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como a realização de transações eletrônicas seguras, é necessário utilizar uma assinatura digital com seu respectivo certificado digital, proveniente sempre de uma fonte autorizada e confiável.

Dessa forma, ao escolher uma solução de assinatura digital é preciso verificar o suporte da ferramenta aos fatores técnicos capazes de garantir sua validade jurídica. Em suma, é preciso garantir características fundamentais de validade jurídica, não repúdio de autoria e integridade do conteúdo.

A validade jurídica garantida pelo ITI

Esta é um complemento da  recomendação anterior. Além de se preocupar com a validade jurídica, deve-se verificar se a solução é chancelada pelo ITI. Ou seja, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

O ITI é uma autarquia federal ligada à Casa Civil da Presidência da República. O instituto tem como missão principal manter e executar as políticas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil. Ao Instituto Nacional de Tecnologia da Informação compete a responsabilidade de ser a primeira autoridade da cadeia de certificação digital.

Experiência da empresa no desenvolvimento de projetos de certificação digital

Outro fator importante na escolha da solução de assinatura digital é o próprio fornecedor. Afinal é preciso verificar sua experiência em projetos de certificação digital. Dessa forma você poderá observar se além da validade jurídica a solução também se adaptará às necessidades da sua empresa. Lembrando que a assinatura digital é utilizada em diferentes segmentos do mercado e aplicada a variados processos de uso.

Verificar a possibilidade de integração entre a solução e o seu sistema

Como dissemos anteriormente, assinaturas e certificados digitais já foram incorporados a diferentes processos e em diferentes segmentos. Ou seja, a solução de assinatura digital deve conseguir ser integrada aos sistemas internos, auxiliando no ciclo produtivo.

Comparar o volume de assinaturas da sua empresa com a capacidade da solução

Ter em mente as necessidades da empresa faz com que se tenha também os requisitos a serem atendidos pela solução de assinatura digital. E um dos pontos fundamentais é a capacidade de assinaturas suportada pelo software e o volume a ser usado pela empresa. Essa compatibilidade se torna fundamental na otimização dos investimentos a serem feitos pelas empresas na escolha da ferramenta.

Analisar quais atualizações ou adaptações serão necessárias para receber a solução na empresa

Voltando a falar sobre capacidade de adaptação entre solução de assinatura digital e sistemas internos, vale analisar quais são os impactos na integração das soluções e suas futuras atualizações. Afinal, mudanças de requisitos ou correções de bugs costumam impactar diretamente a integração de softwares de diferentes fornecedores, comprometendo a execução de importantes atividades nas empresas.

Aceitação de clientes

Apesar de aparentemente ser um requisito ou uma demanda entre sua empresa e seus clientes, a solução de assinatura digital precisa se adaptar a situações em que uma das partes não aceite documentos assinados digitalmente. A ideia é fazer o tratamento de exceções de forma amigável aos usuários. Esse tratamento pode ser incorporado a um processo interno da empresa.

Pesquisar quais outros clientes a empresa fornecedora atende

Mais uma vez a experiência é levada em consideração nessa recomendação. A reputação no mercado se torna um requisito a ser verificado pelo comprador da solução de assinatura digital. Verifique se existem reclamações e a forma como elas são tratadas. Aproveite a experiência de outros clientes para fazer a sua escolha.

Analise o pós-vendas e suporte do fornecedor da solução

A última recomendação é muitas vezes ignorada por grande parte das empresas e isso pode causar uma grande dor de cabeça aos gestores.

Não basta atender a todas recomendações descritas anteriormente se no momento mais crítico o fornecedor da solução de assinatura digital deixa sua empresa “na mão”. O suporte e pós-venda são fundamentais no tratamento de problemas e dúvidas dos usuários da solução.

O que achou de nossas dicas? Elas são a base que você precisa para fazer a escolha da melhor solução de assinatura digital para sua empresa. Lembre-se sempre que você está fazendo o investimento em um software para melhorar seu processo produtivo. Sua escolha precisa ser estratégica, além de sempre ampliar a produtividade dos funcionários e trazer resultados positivos para a organização.

Você ainda ficou com dúvidas sobre como fazer a melhor escolha da solução de assinatura eletrônica ou de assinatura digital? Entre em contato com E-VAL, temos um time de especialistas para te ajudar.

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E-VAL Tecnologia

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