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A verdade que ninguém nunca contou a você sobre redução de custos de armazenamento

A verdade que ninguém nunca contou a você sobre redução de custos de armazenamento

Antes mesmo de alcançar o objetivo da redução de custos de armazenamento, as empresas têm percebido a necessidade de criar uma estratégia completa para o gerenciamento de documentos corporativos. Não basta querer eliminar o papel, é preciso organizar a casa para alcançar os benefícios.

Desta forma, surge a necessidade nas empresas de desenvolverem uma gestão de informações empresariais que consiste em um conjunto de processos de negócios e práticas usadas para gerenciar documentos criados a partir dos dados de uma organização.

Para ajudar nisso, a tecnologia de informação tem facilitado o manuseio seguro e controlado de documentos e entender como tudo isso funciona será o objetivo da leitura de nosso artigo, vamos lá?

A importância do gerenciamento de documentos corporativos

A importância do gerenciamento de documentos corporativos tem crescido nos últimos anos e isso tem acontecido à medida que requisitos de conformidade aumentam. Além disso, a necessidade de sistemas e estratégias aprimorados de gerenciamento de documentos se tornaram um aspecto cada vez mais crítico das operações das empresas.

O aspecto da redução de custos de armazenamento não tem sido colocado de lado em virtude das exigências, mas as empresas aprenderam que esse importante benefício tem se tornado uma consequência a partir da melhoria dos processos de negócios da organização.

Um sistema de gerenciamento de documentos corporativos permite que uma empresa e seus usuários criem um documento ou capturem uma cópia impressa em formato eletrônico. Com isso, as organizações passaram a ter a capacidade de:

  • Criar;
  • Armazenar;
  • Editar;
  • Imprimir;
  • Processar;
  • Gerenciar documentos em imagem, vídeo e áudio, bem como em formato de texto.

A relação com a redução de custos de armazenamento começa a surgir quando as empresas passam a ter uma estrutura tecnológica que pode incluir:

  • Scanners para captura de documentos;
  • Impressoras para criação cópia impressa;
  • Dispositivos de armazenamento;
  • Programas e servidores de computador para gerenciar os bancos de dados que contêm os documentos.

Com isso, a administração do conteúdo digital em todo o seu ciclo de vida, da criação ao armazenamento permanente ou exclusão passa a ter um gerenciamento que possa simplificar o acesso, eliminar gargalos, otimizar a segurança, manter a integridade, minimizar a sobrecarga e, por consequência, reduzir custos de armazenamento.

O gerenciamento de documentos no contexto da conformidade

No contexto da conformidade regulatória, o gerenciamento de documentos corporativos deve abordar as seguintes etapas dentro de um ciclo de desenvolvimento:

  1. Como os documentos são criados, organizados, indexados, protegidos, preservados, autenticados e recuperados no caso de um desastre;
  2. Quanto tempo eles devem ser retidos;
  3. Onde eles devem ser armazenados;
  4. Como as mudanças podem ser rastreadas.

Em geral, para os sistemas de gerenciamento de documentos corporativos é criado um local central para manter documentos e fornecer ferramentas de fluxo de trabalho para controlar qualquer modificação ou outro trabalho feito neles.

Exemplos de requisitos de conformidade para o gerenciamento de documentos

Os requisitos de gerenciamento de documentos corporativos variam dependendo de quais leis ou regulamentações pertencem a um determinado setor.

Algumas associações estabeleceram padrões de gerenciamento de documentos independentes de regulamentações estaduais ou federais.

Alguns exemplos mais conhecidos sobre conformidade para o gerenciamento de documentos:

Além disso, associações ligadas às corretoras de valores mobiliários e da bolsa de valores exigem que as empresas ligadas aos serviços financeiros devem usar um sistema de armazenamento eletrônico que possa armazenar imagens de registros em papel ou transfira registros eletrônicos para armazenamento eletrônico, que deve ser capaz de preservar, recuperar e reproduzir os registros.

Qual é o papel da TI no gerenciamento de documentos?

A TI está na base do gerenciamento de documentos corporativos, juntamente com o treinamento, processos e procedimentos que sustentam um esforço geral de conformidade.

Como acontece com qualquer abordagem bem-sucedida de conformidade regulatória e também na busca pela redução de custos de armazenamento, os departamentos de TI devem trabalhar com todos os setores do negócio.

Isso quer dizer que existe um trabalho em conjunto com áreas estratégicas, a exemplo da jurídica, financeira, recursos humanos, entre outras. Tudo isso para criar o ambiente de gerenciamento de documentos corporativo mais eficaz e estratégico.

A importância da assinatura digital no processo de gerenciamento de documentos

Como você sabe uma assinatura digital é a técnica usada para validar a autenticidade e integridade de uma mensagem, software ou documento digital. E, portanto, ela faz parte do processo de gerenciamento de documentos.

Nessa fase da gestão de documentos, uma assinatura digital destina-se a resolver o problema de adulteração e representação em comunicações digitais.

Assim, as assinaturas digitais podem fornecer as garantias adicionais de evidência de origem, identidade e status de um documento eletrônico, transação ou mensagem, bem como o reconhecimento do consentimento informado pelo signatário.

Vale destacar que uma assinatura digital pode ser usada com qualquer tipo de mensagem ou documento, seja criptografada ou não, servindo simplesmente para que o destinatário possa ter certeza da identidade do remetente e que a mensagem tenha chegado intacta.

No caso de documentos as assinaturas digitais tornam difícil para o signatário negar ter assinado algo (não-repúdio), assumindo que sua chave privada não tenha sido comprometida, já que a assinatura digital é única para ambos, o documento e o assinante, e os une.

Um certificado digital, um documento eletrônico que contém a assinatura digital da autoridade emissora de certificados, vincula uma chave pública a uma identidade e pode ser usado para verificar se uma chave pública pertence a uma pessoa ou entidade específica.

Enfim a redução de custos de armazenamento

Depois que se coloca a casa em ordem é chegada a hora de colher os resultados. Além de um processo eficiente e uma gestão estratégica de documentos a empresa alcança outros tipos de benefícios.

A redução de custos de armazenamento é percebida a partir do momento que sabe-se exatamente os arquivos que precisam ser armazenados, atualizados, copiados (backup), autenticados via assinatura digital, etc.

Portanto, como foi dito logo no início do artigo, a redução de custos de armazenamento se torna realmente eficiente e estratégica quando vem associada a um processo de gerenciamento de documentos, levando não somente a economia, mas a uma série de outros benefícios.

De que forma sua empresa está fazendo a gestão de documentos e aplicando as boas práticas de segurança, a exemplo da assinatura digital? Ela tem alcançado a redução de custos de armazenamento de forma eficiente?

Por fim, outro ponto importante a ser considerado são os custos de busca pela informação, onde um software pode encontrar rapidamente o documento digitalizado e também não deixa de ser uma garantia que o mesmo será encontrado, já que muitas empresas têm perdas consideráveis por não encontrarem um documento fisicamente armazenado.

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