Assinatura Eletrônica

Assinatura eletrônica: conformidade com os requisitos legais é possível?

Não é segredo para ninguém que a assinatura eletrônica legal é o que mantém os fluxos de documentos de negócios funcionais atualmente, mesmo durante a situação em decorrência da COVID-19

Chega de imprimir, assinar fisicamente, digitalizar e entregar contratos em mãos. A assinatura eletrônica reduz os processos de aprovação de documentos de semanas para apenas alguns minutos e também torna muito mais fácil rastrear, gerenciar e armazenar. 

Mas, a verdadeira questão é:  as assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas?

A resposta curta é ‘sim, absolutamente’

Basicamente, uma assinatura eletrônica é um símbolo eletrônico, geralmente o nome da pessoa, anexado a um formulário ou contrato e demonstra consentimento. Ela é juridicamente vinculativa para todas as transações em que são usadas.

Muitas assinaturas eletrônicas permitem que as empresas recebam consentimento legalmente vinculativo por meio de um computador ou smartphone enquanto um agente está em uma chamada com eles. 

A assinatura eletrônica têm uma vantagem sobre as assinaturas em papel e caneta graças à sua eficiência e vantagens em relação à experiência do usuário

Fatores necessários para tornar as assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas

Em geral, as assinaturas eletrônicas juridicamente vinculativas devem ter:

1. Intenção de assinar

Uma assinatura em um documento eletrônico só é legal se o documento e as cláusulas nele contidos forem totalmente transparentes e se a assinatura for feita intencionalmente. 

2. Consentimento implícito ou expresso para assinar com uso da assinatura eletrônica

Todos os documentos eletrônicos / plataformas de assinatura devem incluir uma cláusula de que o cliente concorda em assinar este contrato eletronicamente. Você pode ir além, incluindo uma caixa de contrato marcada ou uma etapa de verificação ao assinar.

3. Atribuição de assinatura eletrônica

Você deve estar se perguntando como digitar seu nome em um documento pode constituir uma assinatura. A resposta está no requisito de manter uma trilha de auditoria digital que associe a assinatura a significantes exclusivos, como carimbo de data / hora, e-mail e endereço IP.

4. Proteção da assinatura eletrônica

Todas as assinaturas devem ser anexadas com segurança ao documento e não armazenadas separadamente. Os documentos assinados devem ser armazenados em ambiente criptografado e não enviados a ninguém além das partes envolvidas.

5. Cópias enviadas ao signatário

Ao assinar um documento, uma cópia do documento com a assinatura deve ser enviada ao cliente. 

 

6. Retenção de registro

Você também precisa manter as cópias assinadas de cada documento para serem reproduzidas quando necessário. 

7. Possibilidade de exclusão da assinatura eletrônica

Por último, mas não menos importante, um cliente deve sempre ter a oportunidade de cancelar a assinatura digital em favor da assinatura de um contrato em papel. Embora o digital seja a nova norma, você deve sempre ter backups em papel no caso de alguém escolher seguir esse caminho.

Ao atender aos critérios acima, as assinaturas eletrônicas são reconhecidas como juridicamente vinculativas. Mas há situações em que as assinaturas eletrônicas não podem ser legalmente aceitas.

Em muitos países e jurisdições, as assinaturas eletrônicas não são usadas em cerimônias e documentos importantes, como certidões de nascimento ou óbito, certidões de divórcio e papéis de adoção. 

Nesses casos, normalmente são necessárias assinaturas em papel ou testemunhas. As assinaturas eletrônicas também são rejeitadas se o assinante não tiver conhecimentos de informática.

A tecnologia de criptografia aplicada às assinaturas eletrônicas legais

Assinaturas eletrônicas legalmente vinculativas são baseadas em uma tecnologia chamada infraestrutura de chave pública (PKI)

Uma PKI é um sistema que permite o gerenciamento seguro de assinaturas digitais eletrônicas, gerando dois bits de código conhecidos como chaves: uma chave privada e uma chave pública.

A chave privada é usada apenas pelo signatário do documento e escondida de todos os outros. A chave pública é compartilhada com aqueles que precisam validar a autenticidade da assinatura eletrônica. 

O sistema PKI também garante a adesão aos requisitos da autoridade de certificação (CA), organizações com autoridade para garantir a integridade da segurança da chave.

Depois que o signatário adiciona uma assinatura eletrônica, um hash criptográfico é criado, associado ao documento e funciona como uma impressão digital exclusiva. 

A chave privada então criptografa o hash criptográfico e o armazena em um servidor HSM seguro. Ele é adicionado ao documento e enviado ao destinatário com a chave pública do signatário.

Usando o certificado de chave pública, o destinatário pode descriptografar o hash criptografado. Um novo hash criptográfico é gerado no lado do destinatário e os dois hashes são comparados para validar a autenticidade da assinatura eletrônica e provar que nenhuma violação ocorreu.

Segurança e conformidade: Com a solução E-VAL SIGN, sua assinatura eletrônica pode fazer toda a diferença para seu negócio 

Como você protege sua assinatura e mantém os falsificadores afastados, especialmente no mundo de hoje, quando muitas assinaturas são adquiridas digitalmente?

Conhecida também como e-signature, a solução E-VAL SIGN é uma forma de substituir assinatura de próprio punho em quase todos os documentos. É uma maneira legal de realizar um consentimento ou aprovação. Com ela, sua empresa:

Aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais

  • Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura; 
  • Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas; 
  • Garantindo a segurança jurídica através de relatórios com logs de auditoria;
  • Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
  • Não expondo dados dos signatários como em documentos físicos.

Prepare e envie documentos para assinatura, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Se sua empresa ainda não fez a mudança para um processo automatizado de assinaturas eletrônicas, está perdendo oportunidades de crescimento e de negócios. Elas simplificam a tarefa de obtenção de assinaturas e agilizam o seu processo de contratos, tudo de forma ágil e eficiente. 

Ao fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas eletrônicas ajudam você a economizar tempo para coisas que são mais urgentes em sua empresa, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e aumenta a eficiência. 

Saiba mais sobre o uso da solução E-VAL SIGN aplicado aos setores de sua empresa através dos especialistas da E-VAL e saiba como aplicar a tecnologia de assinatura digital de forma eficaz em seu negócio. Estamos à disposição para tirar suas dúvidas e ajudar a definir as melhores formas de automatizar os processos de sua organização e torná-la cada vez mais eficiente.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 15 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.

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