Assinatura Eletrônica

Contratos em qualquer lugar: por que as empresas precisam de um sistema de aprovação de documentos online

No mundo dos negócios de hoje, mais do que nunca é fundamental ter um sistema de aprovação de documentos para aprovar e assinar contratos em qualquer lugar de forma rápida e fácil. 

Um sistema de aprovação de documentos pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro, além de garantir que todos os contratos sejam assinados com segurança e sem atrasos. 

Aqui estão apenas alguns dos benefícios que as empresas podem desfrutar quando usam um sistema de gerenciamento de aprovação de documentos online:

  1. Maior eficiência — ao permitir que os funcionários revisem e assinem contratos em qualquer lugar, você pode acelerar todo o processo de aprovação.
  2. Custos reduzidos — com um sistema de aprovação de documentos em vigor, você não precisará mais se preocupar com atrasos caros ou penalidades causadas por prazos perdidos.
  3. Segurança reforçada — com todos os contratos assinados eletronicamente, você pode ter certeza de que seus dados estão seguros e protegidos.

Se você está procurando uma maneira de gerenciar contratos em qualquer lugar, leia esse artigo até o final. Com os benefícios que um sistema de aprovação de documentos pode oferecer, não há razão para não experimentá-lo!

Como funciona um sistema de aprovação de documentos que permite a gestão de contratos em qualquer lugar

Um sistema de aprovação de documentos online permite que as empresas celebrem contratos rapidamente e com segurança, eliminando a necessidade de usar papel. Os contratos podem ser aprovados em qualquer lugar, desde que haja uma conexão com a internet.

Os contratos geralmente envolvem várias etapas, incluindo a elaboração do contrato, sua revisão e assinatura. Usando um sistema de aprovação de documentos online, essas etapas podem ser realizadas rapidamente e sem contratempos.

Os sistemas de aprovação de documentos online oferecem várias vantagens sobre os sistemas baseados em papel, incluindo a possibilidade de:

  • Realizar contratos com múltiplos parceiros ao mesmo tempo.
  • Acessar contratos em qualquer lugar, desde que haja uma conexão com a internet.
  • Enviar contratos para assinatura eletrônica imediatamente após sua revisão.
  • Rastrear o status do contrato em tempo real.
  • Gerenciar todos os contratos da empresa em um único lugar.

Como resultado, os sistemas de aprovação de documentos online podem ajudar as empresas a economizar tempo e dinheiro, ser assertivo quanto aos requisitos de negócio, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), além de reduzir o número de contratempos.

Os tipos de documentos que podem ser aprovados usando um sistema online que permite assinar contratos em qualquer lugar

Existem muitos tipos diferentes de contratos que podem ser aprovados usando um sistema de aprovação de documentos online. Por exemplo, um contrato de compra pode ser usado para confirmar a venda de bens ou serviços. 

Um contrato de aluguel pode ser usado para estabelecer os termos de um arrendamento. Um contrato de trabalho pode ser usado para documentar os termos do trabalho de um empregado. E um acordo de confidencialidade pode ser usado para proteger informações confidenciais. 

Ao usar um sistema de aprovação de documentos online que permite assinar contratos em qualquer lugar, as empresas podem economizar tempo e dinheiro eliminando a necessidade de documentos em papel. Além disso, as aprovações online podem ajudar a garantir que todas as partes entendam e concordem com os termos do contrato. 

Adotar uma solução on-line de aprovação de documentos é uma maneira conveniente e eficiente de lidar com aprovação de contratos em qualquer lugar.

 

 

Contratos em qualquer lugar: as etapas envolvidas em um sistema de aprovação de documentos online

Organizar um processo de aprovação de documentos pode ser uma tarefa assustadora, especialmente se você estiver lidando com um grande volume de documentos de forma manual. 

No entanto, ao adotar um sistema de aprovação de documentos online que permite assinar contratos em qualquer lugar, sua empresa pode configurar uma estrutura eficiente que economiza tempo, dinheiro e aborrecimentos.

Basicamente, ao adotar um sistema online, são definidos os responsáveis pela aprovação dos documentos. Pode ser um único indivíduo ou um grupo de pessoas, dependendo de suas necessidades. 

Em seguida, é determinado o fluxo de envio dos documentos para aprovação e seus destinatários. Após ter essas informações, você pode configurar o processo de aprovação real.

Após os aprovadores receberem o documento, eles o revisarão e decidirão se aprovam ou rejeitam. Se eles aprovarem, o documento será assinado digitalmente e enviado de volta ao criador original com uma nota indicando que foi aprovado. Se eles rejeitarem, eles fornecerão uma explicação e o documento será enviado de volta ao criador original para que ele ou ela possa fazer as alterações necessárias. 

Como escolher o sistema de aprovação de documentos online certo que permite assinar contratos em qualquer lugar para as necessidades da sua empresa

Como qualquer empresário, você sabe que escolher o sistema online certo é essencial para garantir que sua empresa funcione sem problemas. Com tantas opções no mercado, pode ser difícil saber por onde começar. 

No entanto, considerando suas necessidades e fazendo sua pesquisa, você pode encontrar o sistema perfeito para o seu negócio. 

Um fator importante a considerar é a facilidade de uso. Você quer um sistema fácil de usar e que não exija muito treinamento para seus funcionários. Outro fator importante é o custo. 

Certifique-se de comparar o preço de diferentes sistemas antes de tomar uma decisão. Com um pouco de tempo e esforço, você pode encontrar o sistema online perfeito para o seu negócio.

E-VAL SIGN: Tecnologia que prepara as empresas para o futuro

Oferecida pela E-VAL Tecnologia, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução E-VAL SIGN é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.

Na prática, a solução E-VAL SIGN apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

Aumente a eficiência do processo

  • Diminuição no ciclo de vendas;
  • Redução na taxa de abandono dos clientes;
  • Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.

Elimina custos relacionados com papel

  • Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
  • Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.

Elimina erros e retrabalho

  • Evita documentos sem assinaturas;
  • Impede campos de formulário incompletos;
  • Elimina rasuras.

Fornece uma ótima experiência do usuário

  • Fácil utilização pelos signatários;
  • Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
  • Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
  • Experiência diferenciada agregando valor à marca.

A E-VAL Tecnologia é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.

São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.

Além da garantia técnica da E-VAL, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução E-VAL SIGN para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 17 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.

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