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Como formalizar contratos em meio eletrônico?

Como formalizar contratos em meio eletrônico?

A substituição do processo de formalização de contratos em papel pelo digital já é uma realidade.  Apesar disso, muitos contratos ainda são formalizados em papel. Mesmo sabendo que o uso da assinatura digital garante validade jurídica e proporciona diversos benefícios, por que ainda tanto papel? Há pelo menos três considerações a respeito.

Cultura do Papel

Há um conhecido princípio do direito “Quod non est in actis non est in mundo”, ou seja, o que não está nos autos não está no mundo. Considerando o registro em papel, pode-se entender que aquilo que não está no papel não está no mundo. Por muito tempo foi assim, mas isso mudou. A cultura do papel é sem dúvida um legado e de certa forma foi uma evolução comparada a um período mais longínquo no qual a única forma de registro de fatos ou acordos era a memória dos envolvidos, passada de geração em geração. Após séculos, o papel já não é mais o único meio para formalizar “o que está no mundo”. Veja, por exemplo, os maiores provedores globais de conteúdo são 100% digitais.

Embora o meio eletrônico ofereça muito mais segurança, carrega o mito justamente contrário. No entanto, as vantagens são inúmeras: disponibilidade quase imediata, controle de acesso, rastreabilidade e sem falar no ganho de produtividade. Naturalmente qualquer sistema adequado deve levar em consideração ameaças cibernéticas. No entanto, tais riscos são de certa forma mensuráveis e as contra medidas muito mais eficazes. Podemos comparar os riscos com o papel, como roubo, acesso indevido ou no pior caso destruição do meio.

A implementação da formalização digital é complicada.

Algumas vezes a solução de TI acaba criando alguns problemas que antes nem sequer existiam. Para balancear a equação entre solução e problema, é importante vencer a inércia e não resistir à inevitável transformação digital. Já existem diversas alternativas possíveis para a trocar o processo em papel para o digital. Em outras palavras, há ferramentas de software stand alone (desktops), portais on-premises ou cloud server, kits de desenvolvimento (SDKs). Qual adotar? Primeiro, o que deve ser levado em consideração não é a implementação da tecnologia, mas a aderência da opção escolhida com o modelo do negócio.

Para isso é fundamental avaliar o processo antes da tecnologia para que a ferramenta, mesmo com todas as vantagens, não aumente o custo da operação pela falta de integração entre o processo de formalização e o negócio da empresa. Segundo, entender que o processo de formalizar contratos eletrônicos deve considerar sempre contra quem o instrumento deverá ser apresentado. Isso significa que levar em conta o padrão técnico do órgão regulador como os padrões definidos pelo ITI. Adicionalmente, sempre trabalhar com padrões de mercado, preferencialmente referências nacionais ou globais, afinal assinar é importante, porém validar é ainda mais.

Não sei por onde começar

Considerando as vantagens do meio eletrônico, o primeiro passo é verificar se no contexto do negócio já existe alguma norma ou regulamentação que oriente o uso seja da assinatura digital ou eletrônico. Em muitos casos, há detalhes inclusive quanto ao formato do padrão brasileiro de assinatura digital a ser adotado. Em seguida, faça o mapa do processo de formalização, especialmente com todas as partes envolvidas, dentro e fora da organização. Isso compreende desde o nascimento da informação do contrato até a assinatura da última parte do contrato.

Dependendo do tamanho do escopo, outros sistemas poderão fazer parte do processo, não somente a formalização, mas também a gestão do conteúdo. De posse do mapeamento, chegou o momento de alinhar custos com as alternativas existentes. Processos com baixo nível de acoplamento com soluções legadas tendem a utilizar de ferramentas stand alone até portais padrão de mercado. Nos demais casos, as soluções integradas (framework de assinatura) com os sistemas de negócio tendem a apresentar melhor resultado e experiência para o usuário, pois insere a assinatura digital no contexto do negócio e não o negócio na tecnologia.

Finalmente, considere a contratação de empresas com especialistas no assunto. Nem sempre a solução mais rápida e mais barata proporcionará o resultado esperado no longo prazo.

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