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Problemas com a integridade das informações? Não tem certeza se elas foram modificadas?

Problemas com a integridade das informações? Não tem certeza se elas foram modificadas?

O gerenciamento e a automação dos processos de negócio têm levado cada vez mais as empresas a fazer uso de documentos digitais, essa estratégia tem levado a redução de custos e ao aumento de produtividade. Porém, a preocupação com problemas com a integridade das informações tem gerado grandes dúvidas e insegurança para os gestores.

O uso de documentos digitais faz parte das principais estratégias adotadas para melhoria dos processos de negócio, no melhor uso dos investimentos das empresas e no uso da infraestrutura de TI dentro do processo produtivo.

Um exemplo dessa forte tendência é o Outsourcing de impressão que recomenda avaliar quais os documentos devem ser impressos e os que podem ser mantidos no ambiente digital.

Além de cortar custos o uso de documentos digitais tem tornado o fluxo de trabalho mais eficiente, contribuindo para a evolução dos negócios. Apesar dos benefícios, muitas dúvidas têm surgido e precisam ser esclarecidas para uma adoção efetiva desta estratégia.

O processamento digital de documentos tem beneficiado as empresas, mas existem muitas dúvidas

Isso lembra bastante quando a computação em nuvem surgiu, apesar de muitas empresas terem apresentado bons resultados quanto a redução de custos e aumento de produtividade, várias dúvidas faziam outras empresas adiar o uso da tecnologia.

E com a migração de documentos para o meio digital não é diferente. Da mesma forma, semelhante ao que aconteceu com a nuvem, os possíveis problemas com a integridade das informações levaram a vários questionamentos:

  • Será que meu documento armazenado não será modificado?
  • Quando eu consultar um documento será que ele não foi alterado desde o momento que eu li?
  • Quem garante que não houve manipulação de um documento aprovado?
  • Quem é o responsável pela integridade das informações?
  • Quem resolve os problemas com a integridade das informações?

Portanto, perceba que são dúvidas pertinentes e que podem impactar no negócio. Principalmente quando temas como governança corporativa, segurança de dados e compliance estão sendo cada vez mais exigidos pelas empresas em auditorias e requisitos de regulamentação.

Todas essas dúvidas e exigências regulatórias convergem a um ponto em comum, a integridade das informações.

Quem será o responsável por resolver os problemas com a integridade das informações?

Tratando-se de TI não dá para pensar em um único responsável pela integridade das informações no meio digital, é preciso utilizar de recursos de tecnologia e inovação para definir um processo de controle eficiente com resultados que possam garantir a segurança dos dados.

A melhoria dos processos de negócio deve fazer parte do planejamento estratégico de qualquer empresa, independente de tamanho ou segmento. Por isso, adotar metodologias que possam implementar fluxo de trabalho eficiente e automatizado para o meio digital é o melhor caminho.

Inclusive, associados aos métodos que fazem o mapeamento dos processos de negócio, a exemplo do BPM (Business Process Management), onde são avaliadas as principais operações de negócios, localizando áreas problemáticas e ajustando ao fluxo de trabalho das empresas, é preciso priorizar a autenticidade das informações.

Adicionalmente, o melhor caminho para eliminar problemas com a integridade das informações e sua autenticidade é o uso da assinatura digital que garante a veracidade dos dados, de forma que você no futuro consiga resgatar um documento e ter a certeza de que ele não foi alterado de forma irregular.

Assinatura digital resolve problemas com a integridade das informações no meio digital

Ao adotar a assinatura digital em um documento é utilizado um hash, que garante que para o usuário que o documento não foi alterado.

Além disso, outros mecanismos são aplicados à assinatura digital e que irão ajudar na verificação e validação do documento. Adicionando o registro da data e hora da assinatura, por exemplo, garante que o documento foi assinado por uma determinada pessoa ou empresa naquele instante. Adicionalmente, pode-se obter o instante de tempo de um serviço confiável para que tenha essa garantia.

Para entender melhor o uso da assinatura digital podemos fazer analogia ao processo de assinatura de próprio punho de um documento, inclusive temos um artigo aqui em nosso blog que explica com mais detalhes essa analogia, mas em termos práticos podemos aplicar da seguinte forma.

  1. A pessoa encaminha a você um documento com determinado conteúdo e uma assinatura feito de próprio punho.
  2. A primeira propriedade que pode ser verificada está relacionada à integridade do documento, nele pode ser observando a existência de rasuras ou modificações no documento.
  3. A segunda propriedade a ser verificada é a autenticação do assinante. Essa verificação é feita comparando a assinatura presente no documento com alguma referência de assinatura da pessoa.

Para verificar a autenticidade do documento ainda pode ser utilizado o conceito da irretratabilidade, mas o nosso objetivo é fazer uma analogia simples entre a assinatura digital com uma de próprio punho.

Por isso, a assinatura digital busca o mesmo objetivo da tradicional, ao assinar digitalmente um documento é possível através de recursos da tecnologia verificar a integridade e sua autenticidade e assim reduzir a possibilidade de problemas com a integridade das informações.

Integridade de um documento digital

Na prática, para se garantir a integridade de um documento digital quanto ao seu conteúdo é verificado se o conjunto de dados do qual ele é composto se mantém no seu conteúdo original ou na forma que foi aprovado.

Para isso a tecnologia empregada na assinatura digital faz o uso de duas tecnologias, sendo uma função de resumo criptográfico, que realiza um cálculo sobre todos os bytes do documento, para gerar um valor, determinado como resumo criptográfico e a criptografia de chave privada.

Portanto, esse código de integridade será usado sempre quando for necessário verificar a integridade deste documento eletrônico. Desta forma é possível verificar se o documento apresenta qualquer tipo de diferença em relação ao original e a criptografia garante a autenticidade deste valor.

Autenticidade de uma assinatura digital

Sendo garantido que o conteúdo é válido diante da versão apresentada é preciso legitimar a autenticidade da assinatura utilizada. Diferente da forma tradicional vamos utilizar mais uma vez a tecnologia para garantir o que foi assinado.

Para isso são utilizados basicamente chaves de criptografia que realizam toda a verificação sobre a autenticidade daquela assinatura, afastando de vez as chances de eventuais problemas com a integridade das informações.

Além disso, vale destacar a importância da assinatura digital nos processos de autenticação. Implantar tecnologias digitais associadas a políticas de segurança da informação é o primeiro passo para reduzir riscos de incidentes, garantir a confidencialidade e evitar problemas com a integridade das informações de clientes, funcionários, fornecedores e da própria empresa.

Por fim, o uso do ambiente digital é uma realidade, principalmente no momento em que estamos em um período intenso de transformação digital que tem impacto para empresas e clientes.

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