Proteção de Dados

Proteja-se das fraudes de documentos eletrônicos

À medida que os negócios crescem, aumenta a necessidade de gerenciamento de documentos seguro e eficiente. As fraudes de documentos eletrônicos podem ser muito caras e prejudiciais para uma empresa, mas com a ajuda de assinaturas digitais, as empresas podem se proteger contra golpes e garantir a segurança de seus documentos. 

Separamos neste artigo, as principais maneiras de usar assinaturas digitais para proteger seus documentos eletrônicos comerciais.

Como as fraudes de documentos eletrônicos podem causar prejuízos para sua empresa

As fraudes de documentos eletrônicos consistem em um tipo de golpe que envolve o uso de documentos eletrônicos para cometer crimes. Isso pode incluir o uso de documentos falsos ou alterados para obter ganhos financeiros, bem como o uso de documentos falsificados para cometer roubo de identidade. 

A fraude de documentos eletrônicos pode causar prejuízos financeiros para as empresas de várias maneiras. Primeiro, as organizações podem incorrer em perdas de transações fraudulentas. Em segundo lugar, as empresas podem sofrer danos à reputação se as informações pessoais de seus clientes forem comprometidas em uma violação de dados

Finalmente, as empresas podem estar sujeitas a ações legais se forem encontradas usando documentos falsos ou alterados. Para se proteger das fraudes de documentos eletrônicos, as empresas devem tomar medidas para verificar a autenticidade de todos os documentos antes de aceitá-los. 

Além disso, as empresas devem ter políticas e procedimentos para manuseio e armazenamento de documentos eletrônicos. Ao tomar essas medidas, as empresas podem ajudar a reduzir o risco de se tornarem vítimas de fraudes de documentos eletrônicos.

As diferentes maneiras pelas quais as assinaturas digitais podem ajudar a proteger as empresas contra fraudes de documentos eletrônicos

As empresas usam assinaturas digitais para se proteger contra fraudes de documentos eletrônicos de várias maneiras. Primeiro, as assinaturas digitais podem ser usadas para verificar a identidade do remetente de um documento. Isso é importante porque pode ajudar a evitar que alguém se passe por outra pessoa ou organização. 

Em segundo lugar, as assinaturas digitais podem ser usadas para verificar o conteúdo de um documento. Isso é importante porque ajuda a garantir que o documento não tenha sido adulterado ou alterado de alguma forma. 

Finalmente, as assinaturas digitais podem ser usadas para criar um registro de quando um documento foi assinado. Isso é importante porque pode ajudar as empresas a rastrear quando um contrato foi acordado ou quando uma transação ocorreu. 

Ao usar assinaturas digitais, as empresas podem ajudar a se proteger contra fraudes e garantir que seus documentos estejam seguros e protegidos.

5 maneiras práticas de usar assinaturas digitais para proteger contra fraudes de documentos eletrônicos

  1. Use assinaturas digitais para proteger contra fraudes de documentos eletrônicos comerciais importantes. A assinatura digital é uma forma de verificar a autenticidade de um documento e a identidade da pessoa que o assinou.

    Ao usar uma assinatura digital, você pode ter certeza de que o documento não foi adulterado e que a pessoa que o assinou é quem diz ser.
  1. Use assinaturas digitais para proteger suas informações confidenciais. Se você tiver informações confidenciais que precisa enviar a alguém, o uso de uma assinatura digital pode ajudar a garantir que elas permaneçam confidenciais. 

    Ao assinar o documento, você garante que apenas o destinatário pretendido possa abrir e visualizar o documento.

  1. Use assinaturas digitais para acelerar seu fluxo de trabalho. Se você tiver muitos documentos que precisam ser assinados, o uso de assinaturas digitais pode economizar muito tempo. Você pode assinar todos os documentos eletronicamente e enviá-los para os destinatários.

    Isso pode economizar dias ou até semanas em comparação com os métodos tradicionais.
  1. Use assinaturas digitais para reduzir custos. Se você estiver enviando muitos documentos que precisam ser assinados, o uso de assinaturas digitais pode economizar muito dinheiro.

    Você não precisará mais imprimir e enviar os documentos pelo correio, e não terá que pagar a postagem.
  1. Use assinaturas digitais para melhorar a satisfação do cliente. Se você conseguir assinar seus documentos de maneira rápida e fácil, seus clientes ficarão mais satisfeitos. Eles não terão que esperar que os documentos cheguem pelo correio e não terão que se preocupar com a perda ou roubo deles.

 

 

Além de reduzir as fraudes de documentos eletrônicos, muitas empresas estão agora recorrendo a soluções de assinatura digital para otimizar seu fluxo de trabalho e diminuir a dependência de documentos em papel

Basicamente, uma assinatura digital é uma versão eletrônica de uma assinatura tradicional em papel que pode ser usada para autenticar a identidade do remetente de uma mensagem ou documento digital. 

Na prática, uma assinatura digital pode ser usada para assinar qualquer tipo de documento eletrônico, incluindo mensagens de e-mail, documentos do Word, arquivos PDF e até mesmo programas de software. A implementação de uma solução de assinatura digital no fluxo de trabalho de sua empresa pode ter vários benefícios. 

Primeiro, ele pode ajudar a simplificar seu processo de gerenciamento de documentos, eliminando a necessidade de imprimir, assinar e digitalizar documentos. Em segundo lugar, como já vimos, pode melhorar a segurança dificultando a falsificação ou alteração de documentos. 

Finalmente, pode economizar tempo e dinheiro reduzindo a necessidade de serviços de postagem e correio. Se você está procurando uma maneira de melhorar a eficiência do seu negócio, além de garantir a segurança contra fraudes, uma solução de assinatura digital pode ser a resposta.

Se você está pensando em implementar uma solução de assinatura digital em seu fluxo de trabalho de negócios, há várias coisas a serem lembradas:

  • Certifique-se de que a solução escolhida seja compatível com o software e hardware existentes. 
  • Não esqueça de treinar seus funcionários sobre como usar o novo sistema. 
  • Estabeleça diretrizes claras sobre quando e como as assinaturas digitais devem ser usadas. 

Ao seguir essas etapas, você pode garantir que a implementação de uma solução de assinatura digital em seu fluxo de trabalho de negócios seja um processo tranquilo, bem-sucedido e principalmente seguro.

E-VAL SIGN: Tecnologia que prepara as empresas para a gestão de documentos em um ambiente de trabalho seguro

Oferecida pela E-VAL Tecnologia, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução E-VAL SIGN é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.

Na prática, a solução E-VAL SIGN apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

Aumente a eficiência do processo

  • Diminuição no ciclo de vendas;
  • Redução na taxa de abandono dos clientes;
  • Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.

Elimina custos relacionados com papel

  • Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
  • Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.

Elimina erros e retrabalho

  • Evita documentos sem assinaturas;
  • Impede campos de formulário incompletos;
  • Elimina rasuras.

Fornece uma ótima experiência do usuário

  • Fácil utilização pelos signatários;
  • Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
  • Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
  • Experiência diferenciada agregando valor à marca.

A E-VAL Tecnologia é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.

São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.

Além da garantia técnica da E-VAL, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução E-VAL SIGN para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 17 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.

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