Assinatura Eletrônica

Saiba como aumentar a produtividade e desburocratizar os processos de negócios de sua empresa

É difícil imaginar como eram os processos de negócios antes de termos as ferramentas digitais. Todos os profissionais hoje usam a tecnologia para realizar suas funções de trabalho no dia a dia. 

As soluções digitais nos ajudam a melhorar significativamente os processos de negócios. Ainda assim, a maioria das empresas mal deu os primeiros passos para otimizar suas operações usando ferramentas digitais para agilizar tarefas e produtos.

A implementação de soluções digitais em um negócio começa com a compreensão de quais ferramentas estão disponíveis para uma empresa. Uma organização pode escolher entre milhares de ferramentas de produtividade para ajudar com contabilidade, finanças, marketing, atendimento, logística, recursos humanos e todos os tipos de processos de negócios.

Nesta era de conectividade digital, muitas empresas ainda lutam para gerenciar o fluxo de trabalho de documentos. Hoje em dia, você pode gerenciar facilmente documentos em qualquer lugar e a qualquer hora e até mesmo assiná-los digitalmente. 

A utilização dessa tecnologia pode transformar suas operações gerais e também melhorar a satisfação do cliente.

Os clientes esperam eficiência e conveniência. Quando os prestadores de serviços não conseguem processar a papelada prontamente, os clientes podem se sentir frustrados, irritados e desapontados. 

A satisfação do cliente é a espinha dorsal da fidelidade do seu negócio, e o uso de assinaturas abre caminho para maior comodidade e simplicidade nos processos de negócios e suas transações.

Como o gerenciamento de documentos digitais pode ajudar sua empresa aumentar a produtividade e desburocratizar os processos de negócios

Existem muitas soluções digitais para negócios que podem nos ajudar a maximizar a produtividade. Ainda assim, um sistema que pode mudar radicalmente a maneira como você opera um negócio ou executa suas tarefas é um sistema de gerenciamento de documentos. 

90% de todas as informações de negócios são armazenadas em documentos, indicando que a digitalização de nossos sistemas de armazenamento e processamento de documentos pode ter implicações enormes na empresa como um todo.

Existem muitos benefícios em um sistema de gerenciamento de documentos digitais. Aqui estão os três principais.

Maior colaboração

Problemas com documentos causam mais perda de produtividade diária de uma empresa. Ao digitalizar o processo de gerenciamento de documentos de negócios com o uso de sistemas baseados em nuvem, os funcionários podem compartilhar documentos e colaborar com muito mais facilidade. 

Por exemplo, dois funcionários podem passar documentos um para o outro e até editá-los juntos sem ter que imprimir documentos. Isso permite mais idas e vindas, menor custo e tempo gasto na obtenção de documentos como contratos, propostas, relatórios ou resumos de projetos bem feitos e feitos da maneira certa.

Custos menores

Falando em redução de custos, esse é outro benefício de ter um sistema de gerenciamento de documentos próprio. Uma empresa pode gastar centenas, senão milhares de reais por ano, imprimindo documentos. 

Provavelmente será o mesmo para sua empresa, e você reutilizou papel de rascunho para economizar um centavo ou dois! Mas, e se alguém pudesse diminuir a impressão ou até mesmo eliminá-la? Isso ajudaria a reduzir os custos de impressão, papel, manutenção da impressora e outros.

Segurança aprimorada

Repetidamente, as empresas têm enfrentado problemas com documentos que vazam para o público, seja em formato impresso ou digital. Os sistemas de armazenamento de arquivos baseados em nuvem podem ser ótimos, mas uma pasta digital simples carece da segurança necessária para proteger os arquivos da empresa. 

Um sistema de gerenciamento de documentos pode ser perfeito ao passar documentos sensíveis e confidenciais, como relatórios financeiros, contratos internos, atas de reuniões e assim por diante.

O software de gerenciamento de documentos digitais ajuda a coibir o roubo de dados, estabelecendo as regras e regulamentos necessários, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados, para garantir que apenas funcionários autorizados possam acessar determinados documentos. 

As empresas podem até adicionar camadas automatizadas que determinam o nível de autorização que um membro da equipe pode ter ao acessar documentos online.

Simplifique os fluxos de trabalho de documentação com assinatura eletrônica

Aqueles que adotaram uma solução de assinatura eletrônica associado com um sistema de gerenciamento de documentos entendem que ela pode ser a resposta para desburocratizar os processos de negócios da empresa, reduzindo a carga de trabalho da equipe e, ao mesmo tempo, aumentar o nível de segurança e eficiência no escritório. 

É ótimo para melhorar a experiência do cliente também, pois os clientes podem concluir transações importantes para seus negócios ou necessidades pessoais com apenas alguns cliques.

A assinatura eletrônica possibilita que o processo tradicional, a assinatura manuscrita, fique 100% online, remoto e pode ser realizado por qualquer dispositivo digital, pois compõe uma série de dados criptografados anexados em uma mensagem eletrônica com total integridade. Essa tecnologia é baseada em diferentes técnicas de assinatura de documentos.

O processo consiste na verificação da identidade do signatário e no posterior registro da assinatura e aceitação contratual. Na primeira parte do processo, diferentes métodos podem ser usados, como autenticação biométrica, cartões de coordenadas ou senha única (OTP) para verificar a identidade do signatário. 

Posteriormente, na segunda parte do processo de assinatura, diferentes tipos de técnicas criptográficas são realizadas para garantir a segurança e posterior inviolabilidade do carimbo de data / hora, do documento, e para unir a assinatura à identidade do signatário.

Portanto, quando uma pessoa assina um documento eletronicamente, a assinatura é criada usando a chave privada do signatário, que é sempre restaurada com segurança pelo signatário. 

Esse algoritmo atua como um código, criando dados que correspondem ao documento assinado e criptografando esses dados como uma assinatura eletrônica avançada. Quando o documento é enviado por e-mail, o assinante usa a chave privada para descriptografar o código de assinatura. Se os valores forem iguais, a assinatura é válida.

Benefícios do uso de assinatura eletrônica em soluções de gerenciamento de documentos e processos de negócios

Em comparação com o fluxo de documentos tradicional, o uso de assinaturas eletrônicas é mais econômico e aumenta a produtividade. 

Você pode economizar papel, impressão, embalagem e custos de remessa e o tempo que você ganha de volta usando a tecnologia de assinatura eletrônica pode torná-lo mais produtivo e permitir que você se concentre em outras tarefas importantes. 

Dessa forma, você também automatiza o fluxo de documentos e minimiza tarefas repetitivas.

Além disso, a assinatura eletrônica protege o fluxo de documentos e melhora a experiência do cliente, reduzindo riscos e erros, garantindo maior segurança e mobilidade.

 

 

E-VAL SIGN: Tecnologia que prepara as empresas para o futuro

Oferecida pela E-VAL Tecnologia, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução E-VAL SIGN é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.

Na prática, a solução E-VAL SIGN apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

Aumente a eficiência dos processos de negócios

  • Diminuição no ciclo de vendas;
  • Redução na taxa de abandono dos clientes;
  • Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.

Elimina custos relacionados com papel

  • Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos de negócios demorados e caros;
  • Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.

Elimina erros e retrabalho

  • Evita documentos sem assinaturas;
  • Impede campos de formulário incompletos;
  • Elimina rasuras.

Fornece uma ótima experiência do usuário

  • Fácil utilização pelos signatários;
  • Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
  • Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros;
  • Experiência diferenciada agregando valor à marca.

A E-VAL Tecnologia é uma empresa de segurança da informação especializada em assinatura digital aplicada aos processos de negócios, autenticação e proteção de dados que se consolidou no mercado de tecnologia, acompanhando a evolução do desenvolvimento de softwares para segurança da informação no Brasil.

São mais 24 milhões de documentos assinados digitalmente, 25 milhões de transações realizadas, mais de 200 Projetos desenvolvidos para várias instituições e mais de 50 clientes no sistema utilizando nossas soluções.

Além da garantia técnica da E-VAL, que inclui um time de especialistas com uma longa história de sucesso e pioneirismo em tecnologia e segurança da informação, queremos oferecer de forma gratuita a assinatura da solução E-VAL SIGN para você testar e comprovar que é possível transformar a forma como você os prepara, assina e gerencie contratos e outros documentos de sua empresa.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 15 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.

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