Assinatura Digital

Você sabe quais são os departamentos da sua empresa que podem se beneficiar com a assinatura digital?

Muitas empresas estão interessadas em entrar na era digital, mas não sabem exatamente quais ferramentas precisam e quais as vantagens que isso pode trazer. Uma das ferramentas mais úteis para iniciar o processo de transformação digital em uma organização  é justamente a integração da assinatura digital em seus processos de negócio e autenticação com clientes e funcionários. 

A assinatura digital, assim como outras ferramentas que visam a transformação digital dentro da empresa, devem ser implementadas em todas as áreas da organização. Não basta um único departamento utilizá-lo, mas ele deve fazer tudo para aproveitar ao máximo esses utilitários.

Na prática, se uma empresa lida com um grande número de documentos físicos diariamente, ela deve considerar a adoção de assinaturas digitais. Eles não apenas abrirão o caminho para um futuro sem papel, mas também tornarão seu fluxo de trabalho mais eficiente e aumentarão a produtividade, economizando tempo e dinheiro.

5 razões pelas quais os departamentos de sua empresa devem usar a assinatura digital

Separamos cinco razões importantes pelas quais ter uma assinatura digital é uma boa ideia para os diferentes setores de sua empresa e por consequência para o seu negócio.

1. Resposta rápida

Os funcionários de empresas que usam assinaturas tradicionais precisam realizar várias etapas para assinar e devolver um documento recebido por e-mail. Usando a assinatura digital dentro de um processo automatizado, qualquer tipo de documento e contrato pode ser assinado com o clique de um botão. 

Com isso, sua empresa economiza tempo, pois o uso de assinaturas digitais permitem substituir o processo de aprovação em papel por um sistema totalmente digital, mais rápido e barato. 

Graças às assinaturas digitais, os documentos podem ser assinados quase instantaneamente, de qualquer lugar usando um tablet, telefone ou computador.

2. Economia de custos

A implantação da digitalização tem um custo, mas, no longo prazo, você acabará economizando dinheiro. Com uma assinatura digital, o envio de documentos em papel é desnecessário. 

De fato, os custos de impressão e entrega / envio diminuirão. Haverá também economia em outros custos indiretos, como arquivamento, recriação de dados, arquivamento ou rastreamento e nas despesas relacionadas ao processamento de arquivos confidenciais. 

O uso de assinaturas digitais também ajudará a reduzir o desperdício ambiental como consequência da redução drástica do papel que sua organização usará.

3. Eficiência do fluxo de trabalho

Com menos atrasos, as assinaturas digitais em um processo automatizado garante melhor eficiência no fluxo de trabalho. Gerenciar e rastrear documentos é mais fácil e rápido. Os processos que costumam levar meses desde o momento em que um documento é solicitado até o recebimento podem ser realizados em menos tempo. 

Eles também facilitam a organização de informações e documentos, porque não há papéis físicos para examinar. Pesquisar documentos digitais é mais fácil e rápido do que pesquisar documentos em papel armazenados em arquivos ou caixas.

Outro benefício é que você poderá controlar melhor os documentos. Será possível até mesmo enviar aos signatários um e-mail de lembrete se um documento ainda não foi assinado.

4. Fortaleça a segurança

As assinaturas digitais reduzem o risco de duplicação ou alteração do próprio documento e garantem que as assinaturas sejam verificadas e legítimas, pois cada uma delas é protegida por um selo inviolável, que alerta se alguma parte do documento foi alterada após a assinatura. 

Os signatários também podem receber PINs, senhas e códigos que podem autenticar e verificar sua identidade e aprovar suas assinaturas.

A criptografia digital e as trilhas de auditoria mantém sua assinatura segura, protegendo sua organização contra fraudes e mantendo suas informações seguras.

5. Aumente o espaço de armazenamento

Pelo fato dos arquivos digitais serem armazenados em servidores virtuais conectados à rede de TI ou na nuvem, você não precisa manter seus armários de armazenamento cheios de arquivos de papel e seu escritório pode ter mais espaço disponível para outras coisas. 

Os documentos físicos ocupam muito espaço e aumentam a utilização de papel, o que não é recomendado devido ao seu impacto ambiental.

As assinaturas digitais são aplicadas com eficiência em todos os departamentos da empresa?

Os benefícios das assinaturas digitais fazem com que mais escritórios e empresas as escolham para tornar seu local de trabalho mais eficiente e seguro. 

Os sistemas de gerenciamento de documentos digitais podem ajudar sua organização a economizar tempo, dinheiro e espaço, proporcionando melhor segurança, melhorando a produtividade e reduzindo a papelada.

Assinatura digital na área de Recursos Humanos

Os funcionários precisam assinar muitos documentos, por exemplo, acordos confidenciais, licença médica, etc.

Mesmo às vezes, há outros departamentos envolvidos além do Recursos Humanos, e as assinaturas digitais ajudam a agilizar esses processos e evitar lentidão ou parada por causa do caso de alguém não estar disponível.

Acelerar o processo de negócios é fundamental em empresas, que geralmente são sobrecarregadas por formas burocratizadas de trabalho. Também são úteis para franquias internacionais, evitando a necessidade de estar fisicamente presente nos processos seletivos ou na assinatura de contratos.

Segundo estudo da Incipy, consultoria especializada em transformação digital, 79% das empresas pesquisadas já haviam iniciado o processo de transformação digital ou estavam muito avançadas nesse aspecto dentro da área de Recursos Humanos. Esses dados destacam a importância que a grande maioria das organizações dá à transformação digital.

Assinatura digital no departamento de vendas

A digitalização significou uma grande mudança no bom funcionamento do departamento de vendas, graças ao fato de que agora a grande maioria dos documentos (por exemplo, compromissos, contratos, propostas) são digitalizados e armazenados digitalmente, com possibilidade de serem indexados, pesquisado e distribuído com um clique.

Mesmo assim, tanto o processo de negociação quanto de assinatura continuam sofrendo lentidão, aguardando o recebimento de um e-mail, uma ligação ou uma visita do gestor. Muitas vezes, para que um negócio seja concretizado, é necessária a aprovação de diversos executivos e o preenchimento de complexos formulários internos, que devem ser impressos, preenchidos e digitalizados.

Com o uso da assinatura digital em um processo automatizado, os usuários podem assinar todos esses documentos no mesmo dispositivo, sem a necessidade de imprimi-los ou mesmo enviar papéis entre os envolvidos.

Assinatura digital no departamento financeiro e contábil

O departamento financeiro é responsável pelo manuseio do dinheiro, trabalhando com conjuntos de documentos como faturas, orçamentos, previsões de despesas, etc. Este departamento é baseado em workflows que envolvem muitas pessoas da empresa e diferentes hierarquias.

Além disso, a assinatura digital oferece todas as garantias jurídicas, idênticas à assinatura tradicional. Este tipo de assinatura é juridicamente vinculativo e é admissível como prova válida contra qualquer tribunal por cumprir todos os requisitos para ser considerada assinatura eletrônica avançada.

E-VAL SIGN: Um poder ainda maior para as empresas 

Oferecida pela E-VAL Tecnologia, para otimizar o processo de assinar ou coletar assinaturas de clientes em diferentes setores e tamanhos de empresa de maneira eletrônica, a solução E-VAL SIGN é uma solução completa para fluxos de trabalho de aprovação de documentos, assinaturas digitais avançadas e rastreamento de status de documentos. 

Ela permite assinar eletronicamente documentos, em qualquer lugar e momento, de maneira prática, segura e dinâmica. Projetada para otimizar rapidamente a maneira como as empresas entregam, revisam, aprovam e assinam seus documentos comerciais.

A solução E-VAL SIGN atende a diferentes tipos de departamentos:

De fato, a solução E-VAL SIGN apresenta como benefícios práticos a gestão de grande quantidade de contratos e outros documentos:

Aumente a eficiência do processo

  • Diminuição no ciclo de vendas;
  • Redução na taxa de abandono dos clientes;
  • Menor complexidade e melhora na velocidade de formalização/fechamento de negócios.

Elimina custos relacionados com papel

  • Diminuição e até eliminação de impressão, uso de correio, digitalização, gestão de papel, arquivamento, entre outros processos demorados e caros;
  • Maior segurança comparado ao processo de assinaturas a tinta evitando fraudes, custos de falha de conformidade, multas e danos à reputação.

Elimina erros e retrabalho

  • Evita documentos sem assinaturas;
  • Impede campos de formulário incompletos;
  • Elimina rasuras.

Fornece uma ótima experiência do usuário

  • Fácil utilização pelos signatários;
  • Economia de tempo e melhoria em processos de formalização;
  • Melhora na interação com clientes, funcionários e parceiros; 
  • Experiência diferenciada agregando valor à marca.

Segurança e conformidade através da assinatura digital: Com a solução E-VAL SIGN, sua assinatura pode fazer toda a diferença para seu negócio 

Como você protege sua assinatura e mantém os falsificadores afastados, especialmente no mundo de hoje, quando muitas assinaturas são adquiridas digitalmente?

Conhecida também como e-signature, a solução E-VAL SIGN é uma forma de substituir assinatura de próprio punho em quase todos os documentos. É uma maneira legal de realizar um consentimento ou aprovação. Com ela, sua empresa:

Aumenta a segurança e cumpre os requisitos legais

  • Certificando e validando as identidades digitais dos signatários de forma segura; 
  • Certificando e validando os documentos assinados evitando alterações indevidas ou não autorizadas; 
  • Garantindo a segurança jurídica através de relatórios com logs de auditoria;
  • Evitando acesso aos documentos por terceiros não autorizados;
  • Não expondo dados dos signatários como em documentos físicos.

Prepare e envie documentos para assinatura, tudo em minutos de forma simples e prática, com a segurança e conformidade, cumprindo os requisitos legais e os regulamentos mais rigorosos do setor e padrões de segurança no mundo, a exemplo da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Se sua empresa ainda não fez a mudança para um processo automatizado de assinaturas eletrônicas, está perdendo oportunidades de crescimento e de negócios. Elas simplificam a tarefa de obtenção de assinaturas e agilizam o seu processo de contratos, tudo de forma ágil e eficiente. 

Ao fornecer respostas mais rápidas em tarefas administrativas, as assinaturas eletrônicas ajudam você a economizar tempo para coisas que são mais urgentes em sua empresa, ao mesmo tempo que aumenta a segurança e aumenta a eficiência. 

Saiba mais sobre o uso da solução E-VAL SIGN aplicado aos setores de sua empresa através dos especialistas da E-VAL e saiba como aplicar a tecnologia de assinatura digital de forma eficaz em seu negócio. Estamos à disposição para tirar suas dúvidas e ajudar a definir as melhores formas de automatizar os processos de sua organização e torná-la cada vez mais eficiente.

Sobre a E-VAL Tecnologia

A E-VAL Tecnologia atua há mais de 15 anos oferecendo soluções de segurança da informação para o mercado, pioneira em iniciativas no uso da certificação digital no Brasil, tais como, SPB, COMPE, Autenticação, Assinatura digital de contratos, Gerenciamento de Chaves e Proteção de dados e armazenamento de chaves criptográficas para os segmentos de instituições financeiras, educação e indústria.

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